Le dépôt des comptes annuels est obligatoire pour les sociétés commerciales (SAS, SARL, EURL, SA, EIRL, etc.). Il n’est donc pas obligatoire pour les sociétés civiles (SCI, SCP, etc.).
En revanche le gérant des sociétés civiles doit convoquer au moins une fois par an les associés pour rendre compte de sa gestion au titre de l’exercice écoulé.

Le dépôt et l’absence de dépôt sont lourds de conséquences :
– dès le dépôt les clients et concurrents peuvent obtenir des éléments essentiels sur l’activité de la société,
– en cas de non-dépôt la société peut faire l’objet de sanctions civiles et pénales, voire d’une radiation d’office et cette carence est un « signal faible » en termes de prévention des difficultés. En cas de procédure collective ultérieure, le dirigeant peut être condamné au comblement du passif de la société.  

DELAIS
Vous devez convoquer l’assemblée générale de la société ou acter la décision de l’associé unique sur l’approbation des comptes sociaux de votre exercice clos et les déposer dans les 6 mois de la clôture de l’exercice (avant le 31 mars pour les exercices clos au 30 septembre, avant le 30 juin pour les exercices clos au 31 décembre).
Les comptes doivent être déposés dans les 2 mois suivant leur approbation.
Si vous n’êtes pas en mesure de respecter le délai de 6 mois, il vous faudra déposer une requête au président du tribunal compétent avant l’expiration des 6 mois.

CONTENU
Vous devez déposer le procès-verbal de l’assemblée générale d’approbation des comptes ou de décision unique, ainsi que les comptes annuels et le cas échéant le rapport de gestion et le rapport du commissaire aux comptes.
Vous pouvez déposer une déclaration de confidentialité de vos comptes si vous répondez aux critères de la micro-entreprise qui ne doit pas dépasser les seuils fixés pour deux des trois critères suivants (art. D.123-200 du Code de commerce) :
– Total bilan de 450 000 euros,
– Montant net du chiffre d’affaires de 900.000 euros,
– Effectif moyen au cours de l’année de 10.

Cette déclaration de confidentialité permet d’éviter que les comptes soient rendus publics et accessibles à vos concurrents et clients.

Les petites entreprises peuvent quant à elle déposer une présentation simplifiée de leurs comptes annuels si elles ne dépassent les seuils fixés pour deux des trois critères suivants (art. D.123-200 du Code de commerce) :

• Total du bilan de 7,5 millions d’euros,
• Montant net HT du chiffre d’affaires de 15 millions d’euros,
• Effectif moyen au cours de l’exercice de 50.

PROCESS
Les dépôts de comptes doivent en principe se faire sur le Guichet électronique des formalités d’entreprises (« Guichet Unique »), portail Internet sécurisé, par le dirigeant ou par son mandataire (avocat, expert-comptable, formaliste). 

En cas de capitaux propres inférieurs à la moitié du capital social et de conventions réglementées :
Le procès-verbal d’approbation des comptes doit faire mention de la décision des associés sur la poursuite ou la liquidation de l’entreprise en cas de capitaux propres qui seraient inférieurs à la moitié du capital social, ainsi que des conventions « règlementées » (conventions intervenues directement ou par personnes interposées entre la société et l’un de ses gérants ou associés, par exemple mise à disposition d’un local appartenant au dirigeant). 

COÛT
Coût des formalités de dépôt des comptes annuels (à titre indicatif) : 45,87 € TTC 


SANCTIONS
L’image de l’entreprise peut être abimée par le non-dépôt des comptes. Un client ou un prestataire s’étonnera en effet que les comptes ne soient pas déposés et pourra refuser de travailler avec vous. Par ailleurs, le non-dépôt des comptes est un signal faible qui peut conduire à votre convocation par le président du Tribunal compétent.
En outre la Loi prévoit deux types de sanctions :

Sanctions pénales
En cas de non-dépôt des comptes, des sanctions pénales peuvent être prononcées à l’encontre de la société et/ou du dirigeant (amende de 1.500 € et 3.000 € en cas de récidive du dirigeant).

Sanctions civiles et commerciales
Tout intéressé ou le ministère public ou le président du tribunal peut enjoindre sous astreinte pécuniaire au dirigeant de procéder au dépôt des comptes. En pratique, l’injonction est prononcée si la société n’a pas régularisé le dépôt des comptes dans le délai d’un mois.
Le président du tribunal peut désigner un mandataire chargé d’effectuer ces formalités (aux frais de l’entreprise).
Par ailleurs, toute personne qui y a intérêt (c’est-à-dire qui démontre avoir subi un préjudice) peut agir en justice aux fins de mise en cause de la responsabilité de la société et/ou de son dirigeant (dans ce cas, par exemple, pour faute de gestion) et de leur condamnation à des dommages-intérêts.
Une injonction de dépôt des comptes restée infructueuse expose la société à une enquête du président du tribunal sur sa situation économique et financière. Le président du tribunal peut interroger le commissaire aux comptes, les membres et représentants du personnel, les administrations publiques, les organismes de sécurité et de prévoyance sociales ainsi que les services chargés de la centralisation des risques bancaires et des incidents de paiement.
Au vu des résultats de ses investigations, le président, pris dans le cadre de sa mission notamment de détection et de prévention des difficultés des entreprises, peut décider, principalement :
– dans le cas où il estime que la société éprouve des difficultés de nature à compromettre la continuité de son exploitation,  de convoquer le dirigeant aux fins d’envisager des mesures propres à redresser la situation de la société ;
– de saisir le procureur de la République aux fins d’ouvrir une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire dans le cas où la société est en cessation des paiements. 

Sanctions du livre VI du Code de commerce
En cas de redressement judiciiare ou de liquidation judiciaire, le dirigeant qui n’aura pas déposer ses comptes peut être condamné à des sanctions patrimoniales (paiement à titre personnel du passif) et/ou pénales (exemple : interdiction de gérer).

JLAvocat peut vous assister dans les formalités de convocation de l’assemblée générale, de rédaction des procès-verbal et rapport de gestion, de dépôt des comptes annuels ou encore de dépôt d’une requête en prorogation auprès du président du tribunal compétent, après proposition tarifaire acceptée.